Viết email xin việc bằng tiếng Anh dễ dàng hơn bằng cách nào?

Nếu bạn chưa biết cách thì đừng bỏ qua bài viết này khi ứng tuyển việc làm tiếng Anh nhé. 

Chuẩn bị trước khi viết

Dù email xin việc bằng tiếng Anh hay bất kể một ngôn ngữ nước ngoài nào thì ứng viên đều cần sự chuẩn bị kỹ càng. Hơn nữa, trong thư xin việc ứng viên phải đính kèm CV cùng tài liệu liên quan đến hồ sơ cá nhân. Vì thế bạn nên có sự chuẩn bị đầy đủ các tài liệu này.

Trước khi viết email, bạn cần thu thập thông tin về doanh nghiệp, về nhà tuyển dụng. Nắm được thông tin chính xác thì khi viết email, bạn sẽ lựa chọn được văn phong, cách trình bày, và nội dung đáp ứng mong muốn, phù hợp với nhà tuyển dụng.

Trong quá trình viết email

Tiêu đề email

Mặc dù chỉ có một dòng ngắn gọn nhưng tiêu đề email được coi như chìa khóa để nhà tuyển dụng xác định được bạn ứng tuyển cho vị trí nào và cần gì từ bạn.

Tuy nhiên, phần tiêu đề này thường có sự trùng lặp do nhiều ứng viên ứng tuyển cùng một vị trí. Vì thế bên cạnh ghi vị trí ứng tuyển, bạn nên kèm theo tên cá nhân. Ngoài ra, bạn nên viết cô đọng, ngắn gọn để tiêu đề hiển thị đầy đủ kể cả khi nhà tuyển dụng đọc email từ điện thoại.

Lời chào 

Email xin việc sẽ bắt đầu bằng lời chào tới nhà tuyển dụng. Cấu trúc tốt nhất là “Dear + tên nhà tuyển dụng”. Điều này giúp bạn gây ấn tượng mạnh với nhà tuyển dụng. Bởi nó cho thấy, bạn đã dành thời gian để tìm hiểu kỹ về công ty. Nếu nhà tuyển dụng là người nước ngoài thì sau danh xưng, bạn dùng họ thay vì tên hoặc đầy đủ họ tên. Ví dụ bạn có thể viết: Dear Ms Ngoc Anh/Mrs Minh hoặc Dear Ms (Anna) Taylor/ Mr (John) Taylor.

Trong trường hợp không tìm được tên chính xác nhà tuyển dụng thì bạn có thể sử dụng sau từ “Dear” là cụm từ về chức danh nhà tuyển dụng. Không nên chào hỏi chung chung như “Dear Sir” hay Dear Madam bởi điều này cho thấy ứng viên thiếu sự quan tâm tới việc tìm hiểu công ty, nhà tuyển dụng cũng như vị trí ứng tuyển.

Phần giới thiệu

Phần này, bạn chỉ cần viết khoảng 3 dòng ngắn gọn. Nội dung bạn cần đề cập sẽ gồm ứng tuyển vị trí gì, tại sao lại ứng tuyển vị trí đó và những gì bạn có thể đóng góp nếu được ứng tuyển. 

Phần thể hiện năng lực, kinh nghiệm

Đây là đoạn được coi là quan trọng nhất của email xin việc bằng tiếng Anh. Bạn viết như thế nào để trả lời thuyết phục nhất cho câu hỏi “Tại sao nhà tuyển dụng nên chọn bạn?”. Thay vì liệt kê một loạt các năng lực thì bạn nên chắt lọc phẩm chất nổi trội nhất và cần nhất cho vị trí ứng tuyển.

Bạn cũng nên nêu những đóng góp của bạn trong quá khứ. Cách viết sẽ hiệu quả hơn bằng cách đưa ra số liệu, dẫn chứng cụ thể. Nên nhớ nhà tuyển dụng luôn muốn đọc email xin việc có tính cá nhân cao, cụ thể và rõ ràng hơn là email mang tính chất chung chung.
 
Phần kết

Đoạn này chỉ có khoảng 3-4 câu tuy nhiên khá đặc biệt trong việc nâng cảm xúc cho nhà tuyển dụng. Bạn nên thể hiện sự nhiệt huyết, đam mê với công việc ứng tuyển cì giá trị này luôn được nhà tuyển dụng đánh giá rất cao. Bạn đừng quên gửi làm cảm ơn nhà tuyển dụng. Lưu ý là lời cảm ơn nên tách riêng thành một câu rõ ràng. 

Chữ ký và file đính kèm

Một email xin việc tiếng Anh chuyên nghiệp không thể thiếu chữ ký. Vì thế trước khi gửi email, bạn nên kiểm tra cả phần chữ ký. Bạn nên tạo chữ ký ngắn gọn từ 3 đến 4 dòng ngắn gọn, được tách biệt với nhau bằng cách xuống dòng. Bạn cũng có thể bôi đậm hoặc in nghiêng để làm rõ phần chữ ký này.

Ngoài ra, bạn cần chắc chắn CV cùng các loại hồ sơ theo yêu cầu của nhà tuyển dụng đã được đính kèm với email.
 
Sau khi viết mail xong

Sau khi đã hoàn tất mọi nội dung thì việc của bạn không phải bấm nút gửi mà là rà soát lại một lần nữa. Việc kiểm tra này đảm bảo bạn không mắc lỗi chính tả, hành văn trôi chảy, giàu cảm xúc. Bạn cần đọc lại ít nhất hai lần nếu phát hiện ra lỗi thì sửa ngay lập tức. Sau đó nhìn tổng thể bố cục email, nếu dài quá thì nên cắt bỏ những câu không cần thiết trước khi điền địa chỉ email nhà tuyển dụng và gửi thư.

Rõ ràng, bất kể ai muốn ứng tuyển vào vị trí làm việc mới và vượt qua được vòng phỏng vấn đầu tiên thì email và CV là quan trọng nhất. Vì thế bạn cần có sự chuẩn bị chu đáo và nghiêm túc để có một email xin việc bằng tiếng Anh hiệu quả nhất.