Cách từ chối lời mời làm việc lịch sự và chuyên nghiệp

Bởi điều này ảnh hưởng đến uy tín và tương lai của bạn trong lĩnh vực nghề nghiệp. Vậy bạn đã biết cách từ chối lời mời làm việc lịch sự và chuyên nghiệp? Hãy đọc bài viết sau để hiểu rõ hơn nhé! 

Hãy kịp thời

Mẹo đầu tiên để học cách từ chối lời mời làm việc một cách chuyên nghiệp là đừng khiến nhà tuyển dụng ở thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội hay Đà Nẵng… phải chờ đợi. Bạn nên trả lời sớm, ngay sau khi bạn đưa ra quyết định cuối cùng là không làm việc cho họ. Điều này thể hiện sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng. Thật khó chịu khi phải chờ đợi lâu để rồi nhận được lời từ chối. Thông báo sớm cho nhà tuyển dụng cũng giúp họ tìm phương án hoặc nhân sự khác thay thế. 

Cân nhắc sử dụng email hay gọi điện thoại?

Dùng email có lợi thế là bạn có thể viết ra lời từ chối một cách cẩn thận, chu đáo và chuyên nghiệp hơn. Nếu sử dụng cuộc gọi, hãy dành thời gian suy nghĩ nên nói gì, nói như thế nào, và lập dàn ý ngắn gọn những điều bạn muốn nói để tránh lan man hoặc nói thiếu các ý tứ quan trọng. Đưa ra một lý do cụ thể cho việc từ chối của bạn và trình bày một cách rõ ràng, lịch sự. 

Quyết định một cách chắc chắn trước khi trả lời 

Từ chối một lời mời làm việc là một quyết định khó khăn, vì vậy hãy suy nghĩ kỹ càng và chắc chắn rằng, đó không phải là công việc phù hợp với bạn, trước khi đưa ra lời từ chối. Sẽ là thiếu chuyên nghiệp nếu bạn trả lời “không” rồi sau đó hối hận và đề nghị họ xem xét lại. 

Giải thích đơn giản

Không cần phải cung cấp thông tin chi tiết về lý do tại sao bạn từ chối công việc. Đừng đưa vào (thư, email) bất kỳ lý do nào có khả năng gây khó chịu cho nhà tuyển dụng, chẳng hạn như môi trường làm việc kém hoặc bạn cảm thấy không chắc chắn về tương lai lâu dài và lợi nhuận của công ty.

Tuy nhiên, bạn nên đề cập ngắn gọn lý do từ chối công việc. Chẳng hạn, bạn có thể giải thích rằng bạn đã chấp nhận một lời đề nghị khác, hoặc muốn tiếp tục làm công việc hiện tại. Dù thế nào đi nữa, hãy giải thích một cách đơn giản và ngắn gọn.

Đề nghị tiếp tục giữ liên lạc

Sẽ không phải là điều khôn ngoan nếu bạn hoàn toàn xa lánh một nhà tuyển dụng tiềm năng, vì bạn không bao giờ có thể loại trừ khả năng ứng tuyển lại một vị trí công việc bạn từng rời bỏ. Vì vậy, ngay cả khi bạn đang từ chối công việc, hãy bày tỏ mong muốn được giữ liên lạc. Hãy cung cấp thông tin liên hệ của bạn. Một lời từ chối được thực hiện tốt có thể giúp bạn mở ra cánh cửa cho những cơ hội trên con đường sự nghiệp của mình. Trong trường hợp bạn tình cờ gặp nhà tuyển dụng tại một sự kiện hoặc hội nghị công nghệ hãy tận dụng cơ hội kết nối, trò chuyện với họ. 

Nói lời cảm ơn

Lịch sự là một trong những yếu tố giúp xây dựng và tăng cường mối quan hệ với những người khác. Giữ lịch sự khi bạn từ chối một lời đề nghị làm việc sẽ giúp ích, vì bạn có thể cần họ để có cơ hội khác trong tương lai. 

Do đó, hãy luôn bắt đầu cuộc trò chuyện hoặc email bằng cách cảm ơn nhà tuyển dụng đã cho bạn cơ hội. Cử chỉ nhỏ này có thể tác động tích cực đến họ và giúp bạn truyền tải thông điệp của mình mà không để lại ấn tượng xấu.

Đọc lại, chỉnh sửa và kiểm tra email của bạn trước khi gửi

Một trong những bài học quan trọng về cách từ chối lời mời làm việc qua email một cách chuyên nghiệp và lịch sự, là chú ý tối đa đến các chi tiết.

Đối với các nhà tuyển dụng, điều tồi tệ hơn cả việc một ứng viên từ chối lời mời làm việc, là nhận được một email được soạn thảo sơ sài và cẩu thả. Email của bạn nói lên rất nhiều điều về tính cách và kỹ năng của bạn trong công việc. Do đó, hãy đảm bảo rằng bạn chuẩn bị email cẩn thận và đọc nó một vài lần để sửa lỗi chính tả, trước khi gửi đi.

Hãy đọc to lên thay vì đọc thầm để đảm bảo rằng email được trình bày rõ ràng và có “giọng điệu” nhã nhặn. Nhớ là đừng vội nhấn nút gửi - hãy chỉnh sửa email cho đến khi bạn thực sự hài lòng. 

Sau đây là một ví dụ về cách từ chối lời mời làm việc qua email: 

“Trước hết, em muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến công ty X (hoặc anh/ chị…) vì đã có lời mời em về làm việc ở vị trí A. Mặc dù em thực sự trân trọng cơ hội được làm việc với anh/chị cũng như vị trí công việc này, nhưng em đã quyết định vẫn tiếp tục làm công việc hiện tại, và rất tiếc phải từ chối đề nghị của anh/chị. 

Mặc dù quyết định này thật khó khăn nhưng em rất vui vì có cơ hội kết nối với anh/chị và tìm hiểu về công ty X. Xin chúc anh/chị sớm tuyển dụng được một ứng viên khác đủ tiêu chuẩn cho vị trí này. Em hy vọng chúng ta sẽ tiếp tục giữ liên lạc và rất vui nếu có cơ hội làm việc với anh/chị trong tương lai. 

Một lần nữa, em xin được cảm ơn công ty.”

Từ chối lời mời làm việc là một điều đáng sợ nhưng có thể được xử lý bằng sự chuyên nghiệp và duyên dáng. Hãy nhớ rằng một vai trò không hoàn toàn phù hợp với bạn sẽ chỉ dẫn đến sự chán ghét về lâu dài. Hi vọng với gợi ý về cách từ chối lời mời làm việc trên đây, bạn có thể nói “không” nhưng vẫn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng.